J'ai trop de SPAM, comment puis-je mieux filtrer dans mon logiciel de messagerie?

Vous recevez du SPAM

Pour une société existant depuis plusieurs dizaines d'année, le SPAM représente entre 55 et 80% des mails reçu.

Sachez que notre solution de messagerie sait éliminer une très grande majorité des ces SPAM : entre 80 et 90%.

Pour autant par défaut, et pour éviter les faux positifs, tous sont envoyés à votre logiciel de messagerie.

Vous pouvez donc choisir de filtrer les SPAM de deux manières :

  • En filtrant directement depuis le webmail (suppression, déplacement dans un dossier,...)

Ainsi vous ne les recevez pas sur vos appareil (PC, téléphones, tablettes)

  • En filtrant dans votre Outlook ou tout autre logiciel de messagerie, une fois les mail réceptionnés.

Il existe deux type de SPAM :

  • Les SPAM au risque faible
  • Les SPAM au risque moyen

Les SPAM au risque élevés sont automatiquement supprimés de la messagerie et ne vous parviendrons de toute façon jamais (cela représente entre 10 et 15% des SPAM reçus).

Limiter le SPAM depuis le WebMail

Il s'agit de filtrer les SPAM directement depuis le WebMail afin que ceux-ci ne soient pas téléchargés par vos appareil (PC avec Outlook par exemple ou téléphone etc..).

Vous pouvez ainsi choisir de supprimer directement les SPAM, ou encore de les déplacer vers un dossier du WebMail autre que la boite de réception.

ATTENTION : Dans ce dernier cas, il vous faudra vérifier de temps en temps le(s) dossier(s) dans le(s)quel(s) vous allez stocker les SPAM afin de vous assurer régulièrement qu'aucun mail valide ne s'y est glissé.

Pour ce faire, il vous suffit de vous connecter sur le WebMail à l'adresse ms01.francelink.net.

 

Cliquer ensuite sur l'onglet Option puis sur le menu Avancée

 

Vous pourrez alors choisir le type d'action désiré comme par exemple la suppression pure et simple du message à la source :

Ou encore le déplacement vers un dossier spécifique.

ATTENTION : Vous devez avoir créé le dossier avant de cliquer sur l'onglet option, sinon la liste des dossiers proposé ne sera pas mise à jour. Il vous faudra vous déconnecter

Ne pas tenir compte du paramétrage "Risque élevé", les message aux risques élevés étant supprimés en amont, aucun message ne se présentera avec ce type de risque.

 

Limiter le SPAM dans votre logiciel de messagerie

Si vous n'avez pas filtré les mails directement depuis le WebMail, ceux-ci sont "taggués" à l'aide d'un header glissé dans l'entête.

C'est cet entête qui va permettre de faire des filtrage dans votre logiciel de messagerie, ici pour l'exemple : Outlook.

Qu'est ce que le header d'un mail

Dans chaque mail il y a un en tête qui contient plusieurs d'informations.

Cela peut être le serveur d'envoi, le nom de l'ordinateur qui a rédigé le mail, le fournisseur d'accès, les serveurs tierces par lesquels le mail est passé, les antisvirus locaux et serveurs, les dates de transit etc..

Vous pouvez voir tous les header d'un mail en ouvrant le message en grand (cela ne fonctionne pas dans le volet de visualisation Outlook) puis en cliquant sur la petite flèche de Indicateurs (Outlook 2010 et 2013).

En bout de chaine à récepetion d'un mail, notre solution AntiSpam met aussi des traces dans ce header, c'est ce qui s'appelle des X-Header

Cela ne permet pas de filtrer tous les SPAM car certains messages publicitaires sont envoyés de manière tout à fait correcte et autorisée. Il nous faudrait augmenter de façon trop importante notre filtrage pour parvenir à identifier ces messages, ce qui provoquerait trop d'erreurs.

 

Certains messages contiennent donc, une fois reçus par votre Outlook (ou tout autre logiciel de messagerie), les X-Header suivant :

X-ME-Spam: Low

X-ME-Spam: Medium

Certains SPAM sont taggués X-ME-Spam: High, mais ceux-ci sont directement détruits par le système.

Vous pouvez donc identifier de façon simple les SPAM à faibles risques et parmis lesquels il se peut que vous trouviez un mail valide, et les SPAM à risques moyen parmis lesquels il sera exceptionnel de trouver un mail valide.

Comment configurer votre logiciel pour filtrer à l'aide de ces informations

Pour filtrer ces messages, il suffit de créer un dossier spécifique et une règle de messagerie qui y déplacera les mails.

Il faut ouvrir les options avancées de l'outil de création de règle

Dans l'assistant, étape 1, ne sélectionner que avec des mots spécifique dans l'en-tête du message

Cliquer sur des mots spécifiques et ajouter les 4 X-Headers mentionnés plus haut :

  • X-ME-Spam: Low

  • X-ME-Spam: Medium

Vous pouvez biensur créer deux règles différentes...

 

Dans l'étape 2, sélectionner :

  • Arrêter de traiter plus de règles
  • Le marquer comme lu
  • Le déplacer dans le dossier spécifié : indiquer ici le dossier que vous avez préalablement créé pour accueil les SPAM potentiels

Dans l'écran suivant ne rien cocher

Lui donner un nom explicite tel que SPAM X-Header par exemple.

Cocher Exécuter cette règle sur les messages déjà dans "Boite de réception"

Et laisser Activer cette règle

La règle va se lancer sur les messages présents et les prochains mails seront directement envoyés dans le dossier indiqué!

Vous avez maintenant une messagerie avec moins de SPAM !

Que faire si un mail se trouve identifié comme SPAM pour qu'à l'avenir il ne le soit plus?

Il est possible que certains mails soient identifiés comme suspect alors qu'il ne le sont pas (s'il n'y avait aucun doute nous les supprimerions directement sur nos serveurs mail avant d'arriver dans votre boite).

Dans ce cas, il faut que vous autorisiez l'expéditeur dans votre Outlook, c'est à dire créer une règle qui autorise l'expéditeur.

Il vous suffit de réouvrir les règles :

Puis de double cliquer sur la règle que vous avez appelée, que vous avez appelée SPAM X-Header par exemple.

La fenêtre de modification s'ouvre.

Aller à l'étape 3 en faisant Suivant 2 fois

Cocher Sauf s'il vient de personnes ou groupe public (ou une autre règle si vous voulez !)

Puis cliquer sur personnes ou groupe public

Ajouter en bas la ou les adresses (séparées par des ; ) que vous voulez ne pas considérer comme SPAM.

Faire OK

Puis suivant et Terminer.

L'utilisateur ne sera plus concerné par le filtrage antispam de votre Outlook !

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